Quand on dirige une petite entreprise, on prend souvent l’habitude de tout gérer. Les clients, les fournisseurs, les imprévus, les factures… On connaît ses dossiers, on sait comment les choses doivent être faites. Alors, confier une partie du travail à quelqu’un d’autre ne paraît pas toujours si simple.
Il faut expliquer, transmettre les informations, prendre un peu de temps au départ. Et on peut vite se dire : « Je vais le faire moi-même, ça ira plus vite. »
Avec plus de quinze ans d’expérience en gestion et en coordination, dont la direction de quatre établissements puis quatre années à la tête de mon propre coffee shop, je connais les responsabilités qui se cumulent lorsqu’on dirige une activité. L’administratif doit trouver sa place au milieu de tout le reste.
Pour commencer à déléguer, mon conseil est de choisir une tâche précise. Quelque chose qui revient régulièrement, qui vous prend du temps et dont vous pourrez facilement suivre l’avancement.
Commencez par ce que vous repoussez régulièrement
Un devis attend depuis plusieurs jours. Des documents doivent être classés. Une relance reste sur votre liste, mais vous n’avez pas encore eu le temps de vous en occuper.
Ces tâches sont de bons points de départ. Elles sont nécessaires, mais passent souvent après les demandes des clients et les urgences de la journée.
Pendant une semaine, notez simplement ce que vous remettez au lendemain. Vous aurez déjà une première idée de ce qui pourrait être confié.
Posez-vous ensuite cette question : est-ce que cette tâche demande vraiment mon intervention, ou est-ce qu’une autre personne pourrait la préparer avec les bonnes informations ?
Par exemple, vous pouvez garder la décision sur le prix d’un devis et confier sa préparation, son envoi après validation, puis le suivi de la réponse.
Repérez les tâches qui reviennent chaque semaine
Certaines tâches prennent seulement quelques minutes. Mais lorsqu’elles se répètent, elles finissent par occuper une vraie place dans la semaine :
- préparer les devis et les factures à partir des informations validées ;
- rassembler et classer les documents ;
- mettre à jour les dossiers clients ;
- suivre les échéances et effectuer les relances convenues ;
- organiser les rendez-vous et préparer les éléments d’une réunion.
Leur régularité permet de mettre en place une méthode commune. Une fois les consignes et les outils définis, vous avez moins besoin de réexpliquer ce qui est attendu.
Je commencerais par une ou deux de ces tâches, avec un périmètre clair. Cela permet de voir comment la collaboration fonctionne et de l’ajuster avant d’aller plus loin.
Pensez aussi au temps passé à suivre les autres
La charge administrative ne se limite pas aux documents à produire.
Il y a aussi le temps passé à chercher une information, à demander où en est un dossier ou à vérifier qu’une action décidée en réunion a bien été réalisée.
Lorsque j’assurais la direction de plusieurs établissements, mon rôle couvrait les équipes, la planification, les procédures et le suivi administratif. Cette expérience m’a appris à regarder les tâches dans leur ensemble : une information manquante ou une responsabilité mal définie peut compliquer la suite du travail.
Dans votre entreprise, vous avez peut-être déjà les bonnes personnes pour réaliser les actions, mais vous restez celle qui doit tout suivre.
Dans ce cas, une aide à la coordination peut être utile : regrouper les prochaines étapes, préciser les responsables, suivre les échéances et vous signaler les points qui demandent une décision.
Gardez la main sur ce qui vous engage
Déléguer demande de la confiance. Cette confiance se construit plus facilement lorsque chacun sait ce qu’il peut faire.
Avant de commencer, je trouve essentiel de préciser :
- ce qui peut être réalisé de manière autonome ;
- ce qui doit vous être soumis avant envoi ;
- les informations et les accès nécessaires ;
- la manière dont vous serez informé de l’avancement.
Vous pouvez ainsi confier le suivi d’un dossier tout en conservant la validation des prix, des dépenses ou des engagements pris auprès d’un client.
Un point régulier ou un tableau partagé peut suffire. Le suivi doit rester facile à consulter et vous aider à savoir où en sont les choses.
Choisissez un premier besoin concret
« J’ai besoin d’aide pour mon administratif » est un début. Pour passer à l’action, essayez de préciser ce qui vous soulagerait en premier.
Par exemple :
« Je voudrais que mes devis soient préparés pour validation et que les réponses des clients soient suivies. »
Ou :
« J’ai besoin de retrouver mes documents au même endroit et de savoir quelles pièces manquent dans mes dossiers. »
Avec une demande de ce type, il devient plus facile de définir le travail, d’estimer le temps nécessaire et de vérifier ce qui a été fait.
Vous n’avez pas besoin d’avoir déjà tout organisé avant de demander de l’aide. Identifier ce premier besoin peut aussi faire partie de l’échange.
Par quoi commencer dans votre entreprise ?
Si vous hésitez, regardez ces trois choses : la tâche que vous repoussez le plus souvent, celle que vous refaites chaque semaine et celle pour laquelle tout le monde attend votre relance.
L’une d’elles peut être un bon point de départ.
C’est de cette manière que je souhaite accompagner les dirigeants de petites structures : comprendre leur quotidien, définir ce que je peux prendre en charge et mettre en place un suivi qui leur convient.
Vous avez une tâche ou un dossier en tête ? Vous pouvez m’écrire à info@sarahreymond.ch ou réserver un échange de 30 minutes pour en parler.
Sarah Reymond — Coordinatrice administrative et opérationnelle
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